Das papierlose Büro – Mein Workflow




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Video duration: 5:25
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Das heutige Video dreht sich um das Thema Papierloses Büro. Ich stelle dir drei Wege vor wie du deine Unterlagen digitalisieren kannst. Angefangen vom High-End Scanner bis hin zur App.

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21 thoughts on “Das papierlose Büro – Mein Workflow

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    Goesserandmore

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Abgsehen vom fehlenden Workflow, mich würde interessieren, was du machst, wenn Evernote aus irgendwelchen Gründen nicht mehr funktioniert bzw. du auf ein anderes Softwareprodukt umsteigen möchtest.

    Schmalling

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Ich nutze (noch) meinen Multifunktionsdrucker von HP zum scannen unter OSX und habe hierbei ein riesen Problem. Die Dateien sind – egal ob mittels osx interner oder HP eigener software – trotz moderater Auflösung einfach riesengroß. Da haben 10/11 Seiten locker 13mb und das ist natürlich kein gangbarer Weg, wenn man die PDF Dateien in eine Cloud/Evernote schieben will.
    Kannst du (oder sonst wer) dir vielleicht vorstellen, was ich falsch mache oder wie ich das in den Griff bekommen könnte?

    Julian Hattenbach

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Hinsichtlich "einscannen" kann ich die APP: "SCANBOT" wärmstens empfehlen.

    Gerhard A. E. Uhlhorn

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Da der Titel de Videos „Das papierlose Büro – Mein Workflow“ heißt, kommt sicher noch ein zweiter Teil mit dem Workflow, oder?
    Davon abgesehen ist eine Software zur GoBD-konformen Archivierung von Belegen interessant. Nur dann darf man das Papier anschließend wegwerfen. Und Evernote gehört leider nicht dazu.
    Ich kenne bisher nur FoxDox, welches Dokumente in der Cloud speichert. Eine andere Software für Selbständige konnte ich bisher nicht finden. Hallo Entwickler: da besteht ein großer Entwicklungsbedarf! 😉

    Anja Schweppe

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Wir von Run my Accounts freuen uns natürlich sehr über unseren Auftritt in Ihrem Video und unterstützen den Ansatz eines papierlosen Büros absolut! Darum bieten wir auch eine digitalisierte und automatisierte Form der Buchhaltung an. Das spart Zeit, Papier und Geld. Viele Grüsse! Anja von Run my Accounts

    Malte Helmhold

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Wo ist der Workflow 😀 😀 😀

    Matthias Hoffmann

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Ich kenne Evernote sehr gut und habe ein paar Jahre konsequent damit gearbeitet. Leider befinden sich bei Evernote ALLE Dokumente und ALLE Informationen in einer riesigen Datenbank (Cloud eben) unverschlüsselt, im Klartext auf einem US-Amerikanischen Server. Wir reden über Sicherheit, Wirtschaftsspionage und kritisieren Dienste , wie Facebook. Evernote ist mich Sicherheit das für ein Unternehmen ungeeignetste Instrument, seine Daten zu speichern und zu nutzen. Ich nutze heute Devonthink als Ersatz für meine Dokumente und die End-to-End verschlüsselte Cloudlösung Tresorit für all meine anderen Dateien.

    Alfons Pass

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Na ja, mit einem Workflow hat das nicht viel zu tun. Darunter stelle ich mir auch schon Informationen vor, wie man die Daten ablegt könnte. Also bitte den Begriff Workflow richtig verwenden. Was du gezeigt hast war die Verwendung von Scannern

    Andreas Berlin

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Hier fehlt tatsächlich der Workflow.
    Die Zeitersparnis durch den schnellen Scanvorgang und Ablage als PDF mit Text ist nur die halbe Miete.
    Verbesserungsnotwendigkeiten:
    1. Manuelles Umbenennen der Datei > (Halb)Automatisches Umbenennen. Hazel (Mac) oder File Juggler (Windows).
    2. Alternative fürs Umbenennen: Tastatur-Kürzel-Programme verwenden, das Variablen kennt, Datum kann usw. (Bsp.: TextExpander).
    3. Dringend: Namenskonventionen ausdenken und einhalten, Focus auf: Wonach würde ich später suchen?
    4. Automatisches Einsortieren in eine durchdachte Struktur (Datei-Ordner, Datenbank).
    5. Sicherheitsgedanken: wenn die Dokumente irgendwo liegen und verteilt oder online sein sollen: wie verschlüsseln?
    6. Sicherungskonzept (Backup/Restore).

    Andreas.

    Renk

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Finde Sowas rein für den Privaten gebrauch Interessant aber ich möchte gerne das mir ein Programm Bank, Abrechnung,Versicherung und und und automatisch Sortiert indem er sich die Docomente auf Keywörter anschaut und dann die Dateidann z.b unter abrechnung Automatisch unter Abrechnung November 2016 oder halt unter Rechnung .. Rechnung Amazon Led Strips 20.11.2016 ablegt geh sowas und wenn ja wie ?

    Aber generell Interssantes Video wenn der Ix500 nicht so teuer wäre würde ich mir den Direkt zu legen..

    NP

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Ich verwende die "Automatikeinzug-Funktion" meines brother MFC-J5320DW. Dort kann man Verknüpfungen zu gewissen Abläufen erstellen und ich habe dort eine Verknüpfung, die alles was ich damit beauftrage als ein durchsuchbares PDF scannt und direkt an ein festgelegtes Notizbuch in Evernote versendet.

    Rudi Meyer

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Gut erklärt, aber ein paar Dinge fallen auf:
    1. Evernote. Nutze ich auch, aber nur für ganz profane Dinge, bzw. solche, die ruhig über einen US-Server laufen dürfen, wie z. B. Infos zur Rosetta-Mission der ESA oder Bauanleitungen für ein Modellflugzeug. Daraus folgt
    2. Kein Unternehmen, egal wie klein oder groß, sollte Unternehmensdaten "außer Haus", also außerhalb Deutschlands oder der EU, lagern.
    3. Wenn auf Rechnungen, Angeboten etc. ein Name steht, darf ich den so einfach auf einem US-Server speichern?
    4. Die gespeicherten Unterlagen sind ja veränderbar, entsprechen also in keinster Weise den buchhalterischen und steuerlichen Vorgaben, die eine Unveränderbarkeit bzw. eine nicht änderbare Versionierung fordern.
    5. Ja, und der Workflow. Was genau passiert nach dem Scannen? Wie werden die Dokumente bearbeitet und nach welchen Kriterien sortiert? Gibt es Querverweise, Tags, interne Links?

    Karsten Ewald

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Ihre Lösung ist nicht so schlecht. Interessanter wäre es natürlich die Dokumente anhand von Indexinformationen abzulegen, das macht das Suchen komfortabler. Z.b. Ich suche eine bestimmte Rechnung anhand einer bei der Ablage vergebenen Rechnungsnummer. Das bedeutet ich habe ein eindeutiges Suchergebnis. Ich habe mit der Archivierungssoftware ELO sehr gute Erfahrungen gemacht. Mit entsprechender Konfiguration erstellt sich der Archivbaum sogar automatisiert.

    Uwe Bentz

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Wo ist her der Workflow? Wer ist denn schon so wahnsinnig seine privaten Daten zum amerikanischen Anbieter Evernote zu senden?
    Eine Cloudlösung mit entsprechendem Datenschutz wäre interessant gewesen.

    mARTin Bierschenk

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Scan Snap Receipt & ScanSNap ix100
    http://www.documentsnap.com/scansnap-ix100-review/

    Reinhard Loncar

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Schönes Video!
    Wie ich gesehen habe liest du gleichzeitig verschiedene Belege in deinen Scanner ein. Die Daten kommen als ein kompletter Datensatz bei Evernote an. Die Frage ist nun, wie trennst du die verschiedenen Belege in Evernote?

    Ni Fo

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    und wo ist Workflow?

    TheRaveless

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Hallo Herr Lapiz, können Sie etwas zur Datensicherheit in Hinblick vertraulicher Dokumente bei der Speicherung in Evernote sagen? Meine Planungen gehen auch zu einem papierlosen Bürowesen.

    bngMONSTER

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Was machst du wenn es Evernote mal nichtmehr gibt?

    JN KRDMNN

    (June 30, 2018 - 6:55 pm)

    Ich kannte den Scanner noch nicht, für mich hat das Video einen echten Mehrwert! Die Investition ist eine Überlegung wert…

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